App per eventi corporate: ottenere risultati migliori, senza stress

25 Ago App per eventi corporate: ottenere risultati migliori, senza stress

Gli eventi aziendali sono molto più che una semplice occasione per incontrarsi: sono momenti importanti che le aziende utilizzano per comunicare, connettere e far crescere le proprie relazioni, sia interne che esterne.

Come per ogni tipologia di evento, ci sono sfide e criticità che gli organizzatori devono affrontare per garantire che si raggiungano gli obiettivi – ovviamente in relazione al pubblico di riferimento, ai messaggi che si vogliono trasmettere, alle strategie di pianificazione.

Perché, quindi, non investire in un’app per eventi corporate per semplificare i processi organizzativi, aumentare l’engagement dei partecipanti e aumentare le possibilità di successo con minori sforzi?

Scopriamo come LetzFair, software per eventi e partner tecnico ufficiale di Ecommerce Hub, può contribuire a rendere il tuo prossimo evento corporate un vero successo – senza stress.

1. Le criticità principali

Ogni event manager, aziendale e non, sa che la perfezione non esiste, ma la possibilità di ridurre al minimo le difficoltà è ciò che fa la differenza tra un evento di successo e uno che sarebbe meglio dimenticare.

L’adozione di un’app per eventi corporate è un upgrade già ampiamente utilizzato in contesti aziendali medio-grandi, grazie alla loro praticità, funzionalità e capacità di aiutare gli organizzatori a semplificare i passaggi più critici e complessi.

Vediamo nel dettaglio alcuni dei principali ostacoli che si possono incontrare.

Gestione delle aspettative degli stakeholder.La comunicazione tra i diversi dipartimenti è essenziale per allineare le aspettative e garantire che tutti siano soddisfatti. Avere una visione chiara e una gestione efficace delle risorse è indispensabile, poiché ogni decisione deve essere condivisa e supportata da tutti i decisori coinvolti.

Coinvolgimento del pubblico.Mantenere alta l’attenzione dei partecipanti è una delle sfide più impegnative, a prescindere che si tratti di eventi in forma fisica oppure ibrida. Un errore che talvolta si compie è ricorrere a un’eccessiva programmazione, che sovraccarica il pubblico con il rischio di demotivarlo.

Gestione del tempo ed efficienza.Gli event manager sono costantemente sotto pressione. La mancanza di tempo per pianificare con il dovuto anticipo, la difficoltà nel monitorare modifiche improvvise nel programma e il bisogno di prendere decisioni veloci sono preoccupazioni comuni. Un errore nel calcolare il tempo necessario per il setup o lo smontaggio può compromettere l’intero evento.

Raccolta e analisi dei dati.Indipendentemente dall’obiettivo prefissato, la misurazione del successo di un evento si basa sulla capacità di raccogliere e analizzare dati, in tempo reale e in un secondo momento. Senza una panoramica di facile lettura e la misurazione dell’andamento della manifestazione, diventa impossibile comprendere se i risultati raggiunti possano considerarsi soddisfacenti o meno.

2. Perché dovresti aver bisogno di un’app per eventi corporate

Non sarebbe bello se, come event manager, avessi a disposizione una soluzione in grado di semplificare l’organizzazione, svolgere in automatico le mansioni ripetitive, ottimizzare l’efficienza dell’intero processo di pianificazione e realizzazione, e quindi ottenere migliori risultati con meno della metà dell’impegno? Certo che sarebbe bello.

Ecco perché l’app LetzFair ha una struttura modulare, progettata per offrire agli organizzatori di eventi solo le funzionalità di loro interesse e 100% personalizzabile, allo scopo di migliorare la scalabilità e allo stesso tempo aumentare la soddisfazione dei partecipanti.

Quali sono i principali vantaggi dell’app per eventi corporate?

Sistema centralizzato. Link di registrazione esterni, mail di conferma (che non sempre arrivano), profili che non vengono attivati, newsletter di remind che non sempre vengono lette, form di prenotazione macchinosi… Un’app per eventi corporate concentra in un solo strumento gran parte delle attività che tradizionalmente richiedono diversi servizi e siti web differenti, per un’esperienza diretta, rapida e senza intoppi da parte dei partecipanti. In più, centralizzare le attività consente di raccogliere i dati comportamentali dell’intera user experience, rappresentando una miniera d’oro di informazioni per gli organizzatori.

Automazione delle attività.L’app per eventi corporate consente l’integrazione con numerosi sistemi esterni come i CRM più comuni: ciò determina la possibilità di sincronizzare i contatti per utilizzarli nel contesto dell’evento. Anche l’invio – via mail e notifiche push – di reminders, annunci, comunicazioni importanti attraverso l’app non necessità dell’intervento costante di un responsabile. Automazioni smart come questa rappresentano un notevole risparmio di tempo e risorse che dunque possono essere spesi in attività più strategiche dell’organizzazione.

Gamification.I dati dimostrano come la gamification legata agli eventi contribuisca in gran parte al coinvolgimento attivo dei partecipanti, senza differenze tra gli obiettivi a monte. Aumentare l’engagement significa mantenere alta l’attenzione, favorire la collaborazione, creare coesione e facilita lo svolgimento di eventuali attività da svolgere. Esempi di gamification come sondaggi in tempo reale, sessioni di Q&A interattive, classifiche individuali o in team etc. sono strumenti che, quando utilizzati adeguatamente e con criterio, assicurano buoni risultati.

Dati misurabili.Non si possono prendere decisioni ponderate senza dati alla mano. Per fortuna, il digitale è una grande risorsa che supporta gli organizzatori di eventi e li aiuta a ottenere numeri sempre più affidabili, precisi e segmentati, allo scopo di analizzare con attenzione ciò che è stato realizzato, in relazione a ciò che si farà in futuro. L’app LetzFair, per esempio, riserva un’intera dashboard dove gli organizzatori possono verificare l’andamento della manifestazione: partecipanti che hanno effettuato l’accesso, appuntamenti prenotati, minuti di video visualizzati, QR codes scansionati… Una panoramica intuitiva ma esaustiva che contribuisce a valorizzare il lavoro di tutto il team.

3. Tanti tipi di eventi aziendali: una sola app

Un evento aziendale può avere diversi target, finalità e scopi, che non sempre coinvolgono le stesse persone, necessitano delle stesse funzionalità o condividono gli stessi obiettivi.

Un’app per eventi corporate è una soluzione flessibile che può adattarsi alle variabili in base alle situazioni, con i vantaggi di poter impiegare il medesimo tool senza bisogno di formazione ogni volta, ma anche di offrire sia internamente che esternamente all’azienda la vision di uno strumento brandizzato che ne attesta l’affidabilità, la coerenza e il livello d’innovazione.

Diamo una rapida occhiata ai principali casi di eventi aziendali.

Eventi per dipendenti

Gli eventi interni sono in genere finalizzati a migliorare la cultura aziendale (magari quando i dipendenti appartengono a sedi diverse che non hanno molte occasioni d’incontrarsi) e rafforzare il team attraverso attività di vario genere.

Di norma sono progettati per creare senso di appartenenza, motivare i dipendenti, aggiornare sulle novità interne attraverso team building, riunioni strategiche, workshop, feste aziendali e sessioni di formazione.

• In un contesto di team building, la piattaforma offre una gestione centralizzata per organizzare le attività interattive che coinvolgono i partecipanti, compresi quelli a distanza: registrazione dei partecipanti, assegnazione dei gruppi in modo casuale, avanzamento di ogni team attraverso attività e sfide, nonché monitoraggio in tempo reale dell’avanzamento del lavoro. In questo interattività e gamification sono l’highlight dell’app: sondaggi, quiz e giochi per stimolare la competitività sana e incoraggiare la collaborazione tra i team, favorendo engagement e dinamismo.
• Nei workshop e nelle sessioni di formazione, la piattaforma diventa lo strumento portante in quanto, attraverso di essa, è possibile pianificare, programmare e anche trasmettere le sessioni in streaming (qualora ovviamente si desideri offrire formazione online). L’app consente ai partecipanti di registrarsi facilmente, salvare nei preferiti, dare dei voti, commentare e chattare in real time con gli speaker e gli altri discenti, dare feedback grazie a sondaggi o domande. Allo stesso tempo, gli organizzatori possono verificare la partecipazione agli streaming grazie al sistema di monitoraggio che registra i minuti di sessione visualizzati ed eventualmente impostare determinate soglie da superare per procedere con la visione.
• Per gli aggiornamenti aziendali o le riunioni strategiche, dove è importante che tutti i membri siano allineati sulla direzione futura dell’azienda, la piattaforma può aiutare a raccogliere e organizzare documenti, presentazioni e agende, giacché ogni partecipante ha la possibilità di partecipare a discussioni o porre domande direttamente. Inoltre, una funzionalità importante in questo caso è la possibilità di avere report analitici in tempo reale, così da comprendere subito se i dipendenti stanno interagendo con i contenuti, se stanno partecipando attivamente o se ci sono aree che necessitano di maggiore attenzione.

• Durante feste aziendali o eventi sociali, dove l’obiettivo è quello di favorire la socializzazione, divertire e coinvolgere, l’app semplifica la gestione degli inviti e degli accessi, consente la gamification attraverso attività immersive come classifiche basate sullo scoring o cacce al tesoro.

Eventi per clienti (attuali e potenziali)

Gli eventi rivolti ai clienti sono estremamente importanti per le aziende in quanto rappresentano veri e propri momenti di marketing per promuovere la generazione di lead, la fidelizzazione o la presentazione di prodotti o servizi, o importanti traguardi che vale la pena condividere con la propria community, in modo da rafforzare i legami con i già clienti – o i potenziali tali.

• Registrazione customizzata: Il tuo evento è esclusivo e solo a invito? Attraverso l’app per eventi corporate LetzFair puoi inviare messaggi personalizzati a chi desideri e gestire gli accessi via device, evitando potenziali errori dovuti al lavoro manuale.Vuoi invece fare in modo che i partecipanti si iscrivino in autonomia? Gestisci e personalizza il form di registrazione con le informazioni che ti interessano per raccogliere i dati più importanti per il tuo business, e segmentare il tuo pubblico fin da subito. Grazie all’AI integrata in app, ogni partecipante vivrà un’esperienza individuale con contenuti suggeriti in base alle sue informazioni e al suo comportamento, offrendogli esattamente ciò di cui ha bisogno.

• Streaming e contenuti on-demand: Per esempio, durante eventi B2B, specialmente quelli organizzati per lancio di nuovi prodotti o servizi, è fondamentale permettere una discussione approfondita e tecnica. L’app permette di trasmettere in streaming sessioni live, webinar, presentazioni e dimostrazioni dal vivo dei nuovi componenti, consentendo anche ai partecipanti a distanza di seguirle in tempo reale, porre domande e partecipare alle discussioni nella chat pubblica, e scaricare documenti o guardare video supplementari che spieghino le caratteristiche principali.

• Gamification: La gamification, quando ben eseguita, equivale a engagement.Ed engagement equivale a dati raccolti.Organizzare una caccia al tesoro nella location del tuo evento (o anche in app), sorprendere con quiz a tempo limitato, avviare una raccolta punti che culmina con un premio a chi è sul podio della classifica: la tua manifestazione diventa un terreno fertile per coinvolgere, divertire ed emozionare i tuoi clienti, sfruttando ciò che hai a disposizione da un lato per far scoprire ciò che offri, dall’altro per raccogliere dati importantissimi per segmentare con sempre più precisione il tuo target, già acquisito o potenziale che sia.

• Feedback e analisi: L’app LetzFair prevede un alto grado di raccolta di micro e macro dati che consentono agli organizzatori di avere una panoramica esaustiva e completa dell’intero evento, di ciò che hanno fatto i partecipanti, dei successi e delle criticità emersi. Poter misurare l’impatto di ogni attività è una preziosa fonte di informazioni che aiuta a delineare la strategia futura, sia grazie ai feedback diretti ottenuti tramite sondaggi, quiz, questionari in app, sia grazie ai comportamenti in app dei partecipanti, che raccontano di preferenze e tendenze. La piattaforma offre strumenti di reporting avanzato che consentono di misurarel’impatto diretto dell’eventosul business, in termini digenerazione di lead, tasso di conversione, engagement e, ovviamente, il ROI complessivo. Gli organizzatori generano report analitici dettagliati che mostrano come ogni partecipante ha interagito con l’evento, con un focus particolare sulla qualità dei lead raccolti.

Eventi per fornitori e partner

Anche gli eventi organizzati per i propri partner sono una parte fondamentale del business, in quanto si concentrano su rafforzamento e costruzione di relazioni strategiche, con lo scopo di migliorare la collaborazione e allineare gli obiettivi.

• Gestione centralizzata e sincronizzazione CRM: Un incontro con le aziende collaboratrici è una preziosa occasione per riallinearsi: per questo è opportuno sfruttare la possibilità di sincronizzare l’app per eventi corporate LetzFair con il proprio CRM, in modo da avere in piattaforma le informazioni fondamentali, e lasciare che siano i partner ad aggiornarle in autonomia e con semplicità. Sarà dunque l’app a occuparsi di costruire per ogni singolo partecipante un’esperienza unica e personalizzata, modellata su comportamenti e preferenze.

• Matchmaking e agenda: La funzionalità di matchmaking è perfetta in contesti in cui è fondamentale che i partner giusti si incontrino per discutere di opportunità di business. Utilizzando algoritmi avanzati, l’app può suggerire sessioni di networking tra partner con interessi e obiettivi comuni, finalizzando gli appuntamenti attraverso l’agenda integrata che in automatico si occuperà di inviare reminder con data e luogo, e prevede anche un sistema per confermare l’incontro avvenuto.

• Workshop e meeting: Può darsi che gli eventi aziendali con i partners siano anche l’occasione per incontrarsi e fare il punto della situazione riguardo tematiche pregnanti. L’app ospita il programma in tempo reale e suddivide i partecipanti in base alle attività, ricordando loro dove e quando presentarsi. E se non sono tutti presenti in loco? È possibile organizzare più webinars in contemporanea con più partecipanti collegati, in modo da intervenire e interagire in tempo reale senza problemi logistici.

La vera potenza di un’app per eventi corporate come LetzFair è essere un alleato strategico che non solo ottimizza ogni fase dell’organizzazione, ma ti permette di fare molto di più con molta meno fatica. Grazie alla centralizzazione dei processi, all’automazione delle attività ripetitive, alla gamification per il coinvolgimento dei partecipanti e agli strumenti avanzati di analisi e reportistica, ogni evento può diventare una risorsa preziosa, un’opportunità di crescita e, soprattutto, un successo misurabile.

Investire in un’app per eventi corporate non è più solo una scelta tecnologica: è la chiave per ottenere risultati concreti con il minimo sforzo. Dallo streamlining della gestione degli inviti alla personalizzazione dell’esperienza utente, dalla misurazione del ROI in tempo reale alla raccolta dei dati comportamentali per perfezionare le strategie future: ogni funzionalità è pensata per risparmiare tempo e risorse, mentre tu e il tuo team potete concentrarvi sull’aspetto più importante di ogni evento: il suo impatto.

Un evento di successo non è mai casuale, ma il risultato di una pianificazione attenta e di scelte tecnologiche vincenti. E con LetzFair, quella scelta è già a portata di mano. Hai già un’idea per il tuo prossimo evento, ma vorresti offrire molto di più ai tuoi partecipanti?

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